Flest fyrirtæki og stofnanir búa ekki yfir skorti á hugmyndum. Hugmyndavinnustofur skila sér oft í löngum listum yfir umbótatillögur, nýsköpunarverkefni og stefnumarkandi áherslur. En þarna byrjar hinn raunverulegi vandi: Hvernig forgangsraðar maður þegar allt virðist mikilvægt?
Klassísk nálgun er að setja verkefni í töflu, meta þau á kvarða frá einum til fimm og raða þeim niður. Þetta virkar — að vissu marki. En það vantar tilfinninguna. Það vantar þá spennu sem fylgir því þegar maður veit að ef maður setur peninga í eitt verkefni er minna eftir fyrir annað. Það vantar raunveruleikartengingu.
Enginn vill fjármagna verkefni sem býr ekki til raunveruleg verðmæti. En á blaði getur allt litið vel út. Það er fyrst þegar fjármagnið er takmarkað — og sýnilegt — sem raunveruleg umræða hefst.
Leggjum allt undir
Eftir hugmyndavinnu notum við æfingu sem við köllum „Leggjum allt undir". Hugmyndin er einföld en áhrifamikil: þátttakendur fá í hendurnar leikpeninga — seðla í gildum 5, 10, 20, 50 og 100 milljónir — og takmarkað heildarfjármagn. Hópur sem fær til dæmis 250 milljónir þarf að skipta þeim á milli umbótatillagna sem hópurinn hefur sjálfur mótað.
Hver hópur fer í hlutverk framkvæmdastjórnar, velur sér forstjóra sem heldur utan um fjármagnið og stýrir umræðunni. Leikreglurnar eru skýrar: Ræða þarf hversu mikilvægt hvert verkefni er, hversu tímafrekt það er og hversu mikið vægi það hefur. Fjárhæðin sem verkefni fær á að endurspegla þetta vægi. Vel ígrundaðar umbótatillögur fara inn í hvert stefnumarkandi þema.
Þetta snýst ekki um að finna „rétt" svar — heldur um að skapa vettvang þar sem raunveruleg umræða á sér stað. Þegar maður þarf að taka seðil úr einni bunka og setja í aðra, þá verður forgangsröðunin áþreifanleg. Maður heyrir rök, upplifir togstreitu og skilur af hverju samstarfsfólk metur hlutina öðruvísi. Þetta er því oft stefnumótun sem fólk man eftir.
Þegar maður þarf að taka seðil úr einni bunka og setja í aðra, þá verður forgangsröðunin áþreifanleg.
Af hverju virkar þetta?
Leikjauppsetningin gerir þrennt sem hefðbundin forgangsröðun nær ekki:
Í fyrsta lagi skapar hún þátttöku. Þegar fólk heldur á peningaseðlum og þarf að taka ákvarðanir í sameiningu verður umræðan líflegri og dýpri en með hefðbundinni nálgun.
Í öðru lagi nálgast hún raunveruleikann. Í raunheimum er fjármagn alltaf takmarkað. Með því að nálgast þann raunveruleika í vinnustofu upplifir fólk þá spennu sem fylgir raunverulegri ákvarðanatöku.
Í þriðja lagi gerir hún óvissuna sýnilega. Í æfingunni eru „óvissuspil" sem minna á að ekki er hægt að sjá fyrir allt. Í óvissuspilum eru skemmtilegar uppákomur sem geta haft áhrif á hvernig hópurinn vinnur.
Í hnotskurn
Stefnumótun þarf ekki að vera flókin til að vera djúp. Þessi aðferð hentar sérstaklega vel eftir hugmyndavinnu þegar verkefnalisti er orðinn langur og þarf að þrengja hann niður í það sem raunverulega skiptir máli.
Hefurðu áhuga á sambærilegu verkefni?
Hafa samband